Jeden záznam namiesto piatich kópií
Osobné údaje, zmluvy, dokumenty, neprítomnosti aj zmeny sú na jednom mieste. Keď niekto dostane vyššiu mzdu alebo prejde do iného tímu, zmeníte to raz a história zostane.
Jeden záznam na človeka
HR softvér a interné systémy pre tímy
Spravujte údaje o zamestnancoch, dovolenky, schvaľovanie a dokumenty na jednom mieste
Žiadosti o dovolenku chodia e-mailom, zmluvy ležia v zdieľaných priečinkoch a podklady pre mzdy niekto každý mesiac ručne prepisuje do tabuľky. Pri každom novom človeku sa tie isté údaje zadávajú do viacerých nástrojov. Staviame HR systémy, v ktorých sú údaje o zamestnancoch, schvaľovanie a dokumenty pokope a ktoré sa riadia vašimi pravidlami, kto čo schvaľuje. Do miezd potom ide čistý export, nie zoznam opráv.
- Jeden záznam o každom zamestnancovi aj s históriou
- Dovolenky a schvaľovanie s viditeľným stavom
- Zmluvy vygenerované a podpísané priamo v systéme
- Podklady pre mzdy a reporty bez prepisovania
Prečo to funguje.
-
01 -
02 Vaše pravidlá schvaľovania priamo v systéme
Kto schvaľuje dovolenku, nadčasy či novú zmluvu, závisí od tímu, sumy aj pobočky. Vaše pravidlá dáme do systému, takže žiadosť príde správnemu človeku a nikto ju nemusí naháňať e-mailom.
Váš postup schvaľovania
-
03 Dokumenty, ktoré sa vyplnia samy
Zmluvy, dodatky a potvrdenia sa vygenerujú zo záznamu zamestnanca, odídu na elektronický podpis a uložia sa. Ľudia ich len skontrolujú, nemusia ich prepisovať.
Šablóny a e-podpis
-
04 Reporty bez piatkovej tabuľky
Počty zamestnancov, neprítomnosti, fluktuáciu a podklady pre mzdy exportujete jedným klikom, alebo vám ich systém pošle e-mailom podľa plánu. Manažér vidí svoj tím, HR vidí všetko.
Pravidelné reporty
Od podpísanej ponuky po prvý pracovný deň.
Rozhádzané HR nástroje najviac bolia pri nástupe nového človeka. HR, IT, mzdy aj manažér potrebujú v jednom týždni tie isté údaje.
- Ponuka prijatá Údaje prídu z vášho náborového nástroja alebo z online formulára
- Dokumenty prečítané AI vytiahne mená, čísla a dátumy platnosti z dokladov a povolení, HR ich potvrdí
- Zmluva pripravená Zo šablóny a údajov zamestnanca, potom ide na elektronický podpis
- Manažér schváli Mzdu, dátum nástupu a tím jedným klikom
- Úlohy sa rozošlú IT, mzdy a tím dostanú svoje úlohy aj pripomienky pred nástupom
- Pripravené na prvý deň Kompletný záznam, podklady pre mzdy, každý krok zapísaný
Čo sme sa naučili.
Z projektov, ktoré sme v tejto oblasti postavili.
-
Najprv si spíšte pravidlá schvaľovania.
HR nástroje málokedy zlyhajú na bežnom prípade. Zlyhajú na človeku s kratším úväzkom, živnostníkovi, zamestnancovi v zahraničí a manažérovi na dovolenke. Skôr než začnete porovnávať nástroje alebo zadávať vývoj, spíšte, kto čo schvaľuje a kto koho zastupuje. Tento zoznam určí väčšinu návrhu.
-
Uchovávajte históriu, nielen dnešný stav.
Mzdy, zmluvy, pozície aj adresy sa menia. Ak systém pozná len aktuálnu hodnotu, pri otázke „akú mzdu mala v marci?“ musíte hľadať v súboroch. Každú zmenu ukladáme s dátumom, odkedy platí, takže aj staré reporty sedia.
-
15+
Najprv reporty, potom funkcie.
Na platforme, ktorú sme postavili pre personálnu agentúru Transfer International, majú ľudia viac ako 15 reportov na jedno kliknutie. Denné a týždenné reporty im chodia e-mailom. Opýtajte sa HR a manažérov, ktoré reporty každý týždeň skladajú ručne. Často je to najjasnejšia úspora.
-
Nenechajte AI rozhodovať o ľuďoch.
AI pomôže s inzerátmi, čítaním dokumentov, odpoveďami na otázky k interným pravidlám a so zhrnutiami poznámok. Poradie uchádzačov alebo hodnotenie zamestnancov je iná vec. Európsky AI Act zaraďuje AI pri nábore a riadení zamestnancov medzi vysokorizikové a GDPR obmedzuje rozhodnutia, ktoré robí len softvér. Rozhoduje človek a systém zapíše, kto to bol.
Čo vieme postaviť.
-
Záznamy o zamestnancoch
- Profily zamestnancov s úplnou históriou zmien
- Zmluvy, dodatky a ukončenia pracovného pomeru
- Dokumenty s dátumom platnosti, napríklad povolenia a lekárske prehliadky
- Import z tabuliek a starších systémov
-
Žiadosti a schvaľovanie
- Žiadosti o dovolenku, neprítomnosť a nadčasy
- Schvaľovanie podľa tímu, sumy alebo pobočky
- Spoločné tímové kalendáre
- Pripomienky, keď žiadosť čaká príliš dlho
-
Dokumenty a overenia
- Zmluvy generované z vašich šablón
- Elektronický podpis cez služby ako Eversign
- Overenie totožnosti cez služby ako Sumsub alebo TrustID
- Záznam o tom, kto čo a kedy zmenil
-
Reporty a prepojenia
- Podklady pre mzdy a reporty posielané e-mailom podľa plánu
- Dashboardy pre manažérov, pobočky a tímy
- Prepojenie so mzdovým, účtovným a náborovým softvérom
- Prístup podľa roly a prihlásenie s dvojfaktorovým overením
Tabuľky, HR aplikácia alebo systém na mieru?
Pre malý tím so štandardnými zmluvami je hotová HR aplikácia zvyčajne správna voľba. Situácia sa mení, keď vaše pravidlá, zmluvy alebo pobočky nesedia do jej nastavení.
| Tabuľky a e-mail | Hotová HR aplikácia | HR systém na mieru | |
|---|---|---|---|
| Riadi sa vašimi pravidlami schvaľovania | Čiastočne | Čiastočne | Áno |
| História zmien a záznam úprav | Nie | Áno | Áno |
| Zmluvy z vašich vlastných šablón | Nie | Čiastočne | Áno |
| Prepojenie s ďalšími systémami | Nie | Čiastočne | Áno |
| Cena na začiatok | Žiadna | Mesačný poplatok za zamestnanca | Jednorazová cena vývoja |
| Pripravené na použitie | Hneď | Za pár dní až týždňov | Za 6 týždňov až 3 mesiace |
Podobné projekty.
Čo sme postavili pre klientov z tejto oblasti.
-
HR platforma Vacuum Labs
Platforma na správu HR · Európa
Problém
Firma potrebovala pokročilejší personalistický systém, ktorý má priamo v sebe dokumenty, úlohy, oprávnenia a historické údaje.
Čo sme postavili
- Procesy pre dokumenty a elektronické podpisy
- Úlohy a administratívna agenda
- Podrobný model oprávnení
- Bitemporálne dáta: čo platilo kedy a kedy sa to zapísalo
Čo sa zmenilo: Jeden HR systém pre dokumenty, úlohy, oprávnenia a celú históriu údajov o zamestnancoch.
-
Interný portál Tesla Consulting
Zamestnanecký portál · Európa
Problém
Tím potreboval spravovať spoločné kalendáre, dovolenky a interné úlohy na jednom mieste.
Čo sme postavili
- Zamestnanecký portál
- Zdieľaný kalendár a evidencia dovoleniek
- Interné administratívne nástroje
Čo sa zmenilo: Jeden portál pre kalendáre zamestnancov, dovolenky a internú administratívu.
-
Riadenie programu Emerge Scholars
Platforma na riadenie programu · USA
Problém
Organizácia potrebovala lepšie koordinovať študentov, zamestnancov, úlohy, dochádzku a komunikáciu.
Čo sme postavili
- Admin portál pre manažérov programu
- Mobilná aplikácia pre účastníkov
- Sledovanie úloh a dochádzky
- Komunikácia v reálnom čase
Čo sa zmenilo: Jeden systém na úlohy programu, dochádzku a komunikáciu medzi zamestnancami a účastníkmi.
Ako vzniká prvá verzia.
Bežný harmonogram. Ten váš potvrdíme po úvodnom workshope.
- 1
1. týždeň
Úvodný workshopS HR a niekoľkými manažérmi zmapujeme jeden proces, zvyčajne nástup, dovolenky alebo zmluvy, aj s výnimkami. Fixnú cenu dostanete ešte pred začiatkom vývoja.
- 2
2. – 3. týždeň
Záznamy a rolyNajprv záznamy o zamestnancoch, roly a oprávnenia. Naimportujeme vaše tabuľky, takže každé týždenné demo beží na skutočných dátach.
- 3
4. – 7. týždeň
Prvý procesŽiadosti, schvaľovanie, dokumenty a upozornenia pre vybraný proces. Pilot s jedným tímom alebo pobočkou.
- 4
Spustenie
Prejdú všetciKód, repozitáre aj účty patria vám. Chyby 3 mesiace opravujeme zadarmo.
- 5
Potom
Ďalšie procesyPodklady pre mzdy, pravidelné reporty alebo samoobsluha pre zamestnancov, pridávané v dvojtýždňových etapách.
Prípadové štúdie.
Systémy, ktoré sme postavili a ktoré sú tomuto blízke.
-
Správa kandidátov a zamestnancov
Platforma na správu pracovníkov v dočasnom zamestnávaní: nábor, kontrola zákonných požiadaviek a mzdová agenda
Prečítať prípadovú štúdiu -
Platforma na riadenie náboru
Platforma pre náborové agentúry v oblasti vzdelávania
Prečítať prípadovú štúdiu
Na čítanie.
- AI v HR a nábore: kde pomáha a kde treba byť opatrný Ktoré úlohy v HR a nábore AI zvládne dobre, prečo je triedenie a hodnotenie uchádzačov právne rizikové podľa GDPR a AI Actu a aké pravidlá si nastaviť. Prečítať článok
- Ako dostať AI do každodennej práce tímu: plán na 6 týždňov Prečo samotné licencie nezmenia, ako ľudia pracujú, a plán na 6 týždňov s ambasádormi v tímoch, konkrétnymi úlohami a knižnicou promptov. Prečítať článok
- Ako napísať pravidlá pre AI, ktoré bude tím naozaj dodržiavať Čo majú obsahovať krátke firemné pravidlá pre AI: schválené nástroje, dáta, kontrola výstupov, informovanie zákazníkov a incidenty. So šablónou. Prečítať článok
Časté otázky.
Je to len pre veľké HR oddelenia?
Nie. Menšie firmy to často pocítia skôr, lebo HR, podklady pre mzdy aj chod kancelárie má na starosti jeden človek. Prvá verzia môže pokryť len proces, ktorý zaberá najviac času, napríklad dovolenky alebo nástup nových ľudí.
Nestačí nám kúpiť HR aplikáciu?
Často áno. Ak hotová aplikácia sedí na vaše zmluvy, schvaľovanie a reporty, vyjde lacnejšie ako vývoj. Softvér na mieru odporúčame, keď sú medzery jadrom vašej práce, napríklad v personálnej agentúre, ktorá spravuje stovky zmlúv, povolení a pridelení ku klientom.
Koľko stojí HR systém na mieru?
Jeden proces, napríklad žiadosti o dovolenku alebo generovanie zmlúv prepojené s jedným či dvoma nástrojmi, stojí zvyčajne 5 – 10 tis. €. Celý interný systém so záznamami, schvaľovaním, dokumentmi a reportmi vychádza väčšinou na 10 – 30 tis. €. Platformy, ktoré nahrádzajú starší softvér, stoja 30 tis. € a viac. Fixnú cenu určíme po úvodnom workshope.
Kedy to budeme môcť používať?
Pri doterajších projektoch sme prvú verziu pripravili za 6 týždňov až 3 mesiace. Jeden proces je bližšie ku kratšiemu termínu. Náhrada starého HR systému s dátami za niekoľko rokov trvá dlhšie, hlavne kvôli migrácii dát.
Dá sa to prepojiť so mzdovým, účtovným a náborovým softvérom?
Áno, cez ich API alebo cez exporty vo formáte, ktorý potrebuje vaša mzdová firma či účtovník. Výpočet miezd nestaviame nanovo, lebo sa mení s každou zmenou zákonov. Postaráme sa, aby mzdy dostali čisté podklady: odpracované hodiny, neprítomnosti, zmeny, zálohy a zrážky.
Ako narábate s GDPR a údajmi zamestnancov?
Prístup je obmedzený podľa roly. Manažér vidí svoj tím a mzdy či lekárske záznamy vidí len HR. Zapisujeme, kto si citlivé záznamy pozrel alebo ich zmenil, dohodneme s vami lehoty uchovávania a ak treba, dáta uložíme v EÚ. Pravidlá určí vaša zodpovedná osoba alebo právnik, my ich zapracujeme do systému.
Kde pomôže AI v HR?
Pri čítaní nahraných dokumentov, písaní inzerátov a listov, odpovediach na otázky zamestnancov podľa vašej internej príručky a pri zhrnutí poznámok z pohovorov. AI nepoužívame na zoraďovanie uchádzačov ani hodnotenie zamestnancov. O tom rozhoduje človek a systém zapíše, kto rozhodol.
Komu systém patrí?
Vám. Kód, repozitáre, účty aj dáta sú vaše. Chyby 3 mesiace po spustení opravujeme zadarmo. Potom si môžete vybrať mesačnú podporu alebo systém odovzdať vlastným vývojárom.
Ktorá HR úloha zaberá vášmu tímu najviac času?
Povedzte nám, ako dnes riešite dovolenky, zmluvy alebo nástup nových ľudí. Za 30 minút vám povieme, či kúpiť, postaviť na mieru alebo rozšíriť to, čo máte, a približne za koľko.
JurajCEO, QikBuild
Z hovoru si odnesiete
- Návrh, čo by sme postavili ako prvé
- Orientačnú cenu
- Odpoveď, či sa vám oplatí softvér na mieru
Alebo napíšte na hello@qikbuild.com