Preskočiť na obsah
Dohodnúť hovor
Dohodnúť 30-minútový hovor

hello@qikbuild.com English

Firemný informačný systém na mieru pre malé a stredné firmy

Spojte predaj, dokumenty a každodennú prevádzku v jednom systéme

V rastúcej firme chodia objednávky e-mailom, zákazníci sú v CRM, faktúry v účtovnom programe a všetko ostatné v tabuľkách. Niekto potom každý týždeň strávi hodiny prepisovaním a zisťovaním, ktorá verzia je aktuálna. Staviame jeden systém, ktorý túto prácu prepojí a drží sa toho, ako vaša firma naozaj predáva a dodáva. Všetci v ňom vidia to isté. Začať môžete jedným procesom za 5 – 10 tis. € a zvyšok pridať, keď sa to oplatí.

Rezervovať hovor Naša práca
  • Jeden systém namiesto piatich nástrojov a tabuľky
  • CRM, ktoré sa drží vášho postupu predaja
  • Portály, kde si klienti a partneri vybavia veci sami
  • Týždenné reporty bez kopírovania

Prečo to funguje.

  • 01

    Prestaňte prepisovať medzi nástrojmi

    Nikto by nemal zapisovať toho istého zákazníka, tú istú objednávku či faktúru na troch miestach. Nástroje, ktoré si necháte, prepojíme a tie, z ktorých ste vyrástli, nahradíme.

    Menej prepisovania

  • 02

    Váš postup, nie šablóna

    Hotové nástroje vás nútia pracovať podľa nich. Systém na mieru sa drží toho, ako vaša firma pripravuje ponuky, predáva a dodáva, aj s výnimkami.

    Podľa vášho postupu

  • 03

    Celá firma v jednom prehľade

    Objednávky, otvorené ponuky, faktúry po splatnosti a vyťaženie tímu na jednej obrazovke. Údaje sa menia priebežne, ako ľudia pracujú, nie až na konci mesiaca.

    Prehľad v reálnom čase

  • 04

    Rastite bez ďalších ľudí na administratívu

    Pripomienky, dokumenty a reporty bežia samy, takže každý nový zákazník pridá menej administratívy ako ten predošlý.

    Menej rutinnej administratívy

Od dopytu po faktúru bez prepisovania.

Takto vyzerá bežná cesta od predaja po dodanie, keď systém beží. Každý údaj zadáte raz a systém ho použije všade, kde treba.

  1. Príde nový dopyt Z formulára na webe, e-mailom alebo telefonicky
  2. AI vyplní záznam Prečíta e-mail, vyberie zákazníka, produkt a termín a založí alebo doplní záznam
  3. Človek pošle ponuku Pripravená z vášho cenníka a šablón, pred odoslaním ju niekto skontroluje
  4. Objednávka sa zmení na úlohy Zákazky, dokumenty a termíny pre tím, údaje idú aj do účtovného programu
  5. Pravidlá pošlú pripomienky Ponuky bez odpovede, nezaplatené faktúry, blížiace sa termíny
  6. Týždenný prehľad Predaj, otvorené objednávky a vyťaženie v jednom pohľade, bez tabuľky
Krok s AI šetrí písanie, ale systém funguje aj bez neho. Väčšia zmena je, že ponuka, objednávka a faktúra sú jeden záznam.

Čo sme sa naučili.

Z projektov, ktoré sme v tejto oblasti postavili.

  • 01

    Výsledok pomenujte ešte pred vývojom.

    Dohodnite, ktorú prácu má tím dokončiť bez dvojitého zápisu a podľa čoho to pri pilote overí. Pri výbere prvej verzie majú tieto scenáre väčšiu hodnotu ako dlhý zoznam obrazoviek.

  • 02

    Začnite procesom, ktorý zaberá najviac hodín.

    Spíšte si týždenné úlohy, pri ktorých sa niečo prepisuje alebo naháňa, odhadnite, koľko hodín zaberú, a začnite tou najväčšou. Jeden proces prepojený s jedným či dvoma nástrojmi stojí u nás 5 – 10 tis. €. Do pár týždňov uvidíte, či sa oplatí stavať aj zvyšok.

  • 03

    Nestavajte to, čo sa dá kúpiť.

    Účtovníctvo, mzdy, e-mail a úložisko súborov sú vyriešené veci. Nechajte si ich a postavte len to, čo je špecifické pre vašu prácu, napríklad ponuky, sledovanie zákaziek alebo klientsky portál. Systém na mieru sa na zvyšok napojí.

  • 04

    Dáta upracte skôr, než ich presuniete.

    Pri každom prechode na nový systém sa nájdu duplicitní zákazníci, napoly vyplnené tabuľky a ten istý produkt napísaný tromi spôsobmi. Počítajte s pár dňami na upratanie a určte, kto bude odteraz zodpovedať za ktorý zoznam. Inak nový systém zdedí starý neporiadok.

  • 05

    AI nasaďte tam, kde sú vstupy neusporiadané.

    AI sa hodí na čítanie e-mailov a PDF do záznamov, prípravu ponúk a zhrnutie týždňa. Na výpočty, schvaľovanie a všetko s jasným pravidlom je pravidlo lacnejšie a spoľahlivejšie. Ak stačí jednoduché pravidlo, použijeme pravidlo.

Čo vieme postaviť.

  • Prepojené systémy

    • Jeden systém namiesto samostatných nástrojov a tabuliek
    • Prepojenie s účtovníctvom, e-mailom a kalendárom
    • Import zo súčasných tabuliek
    • Roly a oprávnenia pre každý tím

  • Predaj a klienti

    • CRM postavené podľa vašich fáz predaja
    • Ponuky z vášho cenníka a šablón
    • Portály pre klientov a partnerov
    • Sledovanie objednávok a zákaziek

  • Prevádzka a administratíva

    • Úlohy, termíny a pripomienky pre tím
    • Dokumenty zo šablón s podpisom online
    • Upomienky k faktúram cez váš účtovný systém
    • Pravidelné reporty e-mailom

  • AI, ktorá šetrí písanie

    • E-maily a PDF načítané do záznamov
    • Návrhy odpovedí a ponúk na kontrolu človekom
    • Týždenné zhrnutie pre vedenie
    • Odpovede na otázky o vašich vlastných dátach

Tabuľky, hotový softvér alebo systém na mieru?

Väčšina rastúcich firiem v nejakej fáze používa všetky tri. Otázka je, ktorá možnosť má niesť váš hlavný proces.

TabuľkyHotový softvérSystém na mieru
Náklady na začiatok Žiadne Mesačný poplatok za používateľa Od 5 tis. €, jednorazovo
Drží sa presne vášho postupu Čiastočne Čiastočne Áno
Prepojí vaše ďalšie nástroje Nie Čiastočne Áno
Jasná história, kto čo zmenil Čiastočne Áno Áno
Systém patrí vám Áno Nie Áno
Kto rozhoduje o zmenách Vy Dodávateľ Vy
Ak hotový nástroj pokryje väčšinu vášho postupu a medzery sú drobné, kúpte ho. Systém na mieru sa oplatí, keď chýba práve tá časť, na ktorej vaša firma stojí.

Podobné projekty.

Čo sme postavili pre klientov z tejto oblasti.

  • Náborový systém

    Transfer International

    Platforma na riadenie náboru · Európa

    Problém

    Firma potrebovala jeden interný systém pre údaje o kandidátoch, dokumenty a prepojenie s externými pracovnými portálmi.

    Čo sme postavili

    • Správa kandidátov a procesov
    • Práca s dokumentmi
    • Integrácie s externými portálmi
    • Prevádzkové dáta na jednom mieste

    Čo sa zmenilo: Údaje o kandidátoch, dokumenty a prepojenia na pracovné portály v jednom systéme.

  • CRM na mieru

    OnePos

    Náhrada CRM systémom na mieru · Európa

    Problém

    Firma prerástla univerzálne CRM, ktoré už nezodpovedalo tomu, ako riadi predaj a prevádzku.

    Čo sme postavili

    • Vlastná logika obchodnej pipeline
    • Prehľad o klientoch a procesoch
    • Dashboardy a podpora interných procesov

    Čo sa zmenilo: CRM s fázami predaja, záznamami o klientoch a dashboardmi, ktoré firma potrebovala.

  • Prevádzkový softvér

    Treva

    Prevádzková platforma · Európa

    Problém

    Firma potrebovala prepojenejší systém na realizáciu projektov, plánovanie, know-how a prácu so skladom.

    Čo sme postavili

    • Nástroje na projekty a plánovanie
    • Interná wiki
    • Podpora skladu

    Čo sa zmenilo: Plánovanie projektov, spoločné pokyny a skladové nástroje v jednom systéme.

Ako vzniká prvá verzia.

Bežný harmonogram. Ten váš potvrdíme po úvodnom workshope.

  1. 1. deň

    30-minútový hovor

    Ukážete nám nástroje, ktoré používate, a povieme si, kde sa stráca čas. Dozviete sa, čo postaviť ako prvé, aj orientačnú cenu.

  2. 1. týždeň

    Úvodný workshop

    Postup prejdeme s ľuďmi, ktorí ho robia, spíšeme nástroje na prepojenie a pred začiatkom vývoja dohodneme fixnú cenu.

  3. Od 2. týždňa

    Vývoj v dvojtýždňových etapách

    Každý týždeň funkčné demo. Váš tím si systém čoskoro vyskúša so skutočnými dátami a povie nám, čo nesedí.

  4. Spustenie

    Prechod na nový systém

    Naimportujeme vaše dáta, zaškolíme tím a ak treba, necháme krátko bežať aj starý spôsob. Kód, repozitáre aj účty patria vám.

  5. +3 mesiace

    Opravy chýb zadarmo

    Potom voliteľná mesačná podpora alebo ďalší proces z vášho zoznamu.

Pri doterajších projektoch sme prvú verziu pripravili za 6 týždňov až 3 mesiace.

Prípadové štúdie.

Systémy, ktoré sme postavili a ktoré sú tomuto blízke.

  • Transfer International

    HR a nábor · Slovensko

    Správa kandidátov a zamestnancov

    Platforma na správu pracovníkov v dočasnom zamestnávaní: nábor, kontrola zákonných požiadaviek a mzdová agenda

    Prečítať prípadovú štúdiu

  • Treva

    Stavebníctvo · Bratislava, Slovensko

    Riadenie stavebných projektov

    Platforma pre stavebné projekty spája prehľad postupu, pridelené úlohy, dokumenty a spoluprácu tímu.

    Prečítať prípadovú štúdiu

  • Novuma

    Zdravotníctvo · Bratislava, Slovensko

    Portál zdravotných prehliadok a rezervačný systém

    Novuma poskytuje preventívne zdravotné prehliadky tisíckam zákazníkov a spravuje ich zdravotné záznamy.

    Prečítať prípadovú štúdiu

Na čítanie.

  1. Firemný informačný systém: ako vybrať základ, ktorý unesie vaše procesy aj AI Ako vybrať firemný informačný systém podľa práce ľudí, dát a integrácií. Praktické otázky na demo a dôvody pre vývoj podľa potrieb firmy. Prečítať článok
  2. Cena podnikového softvéru: porovnávajte tri roky prevádzky, nie len licenciu Ako porovnať celkové náklady hotového systému a vývoja na mieru vrátane integrácií, ručnej práce, AI, zmien a odchodu od dodávateľa. Prečítať článok
  3. Zadanie pre softvérové štúdio: vzor briefu pre interný systém Pripravte zadanie na jednej strane: proces, používatelia, dáta, integrácie a podmienky prevzatia. S vyplneným príkladom servisnej firmy. Prečítať článok

Časté otázky.

Je softvér na mieru reálny aj pre malú firmu?

Môže byť, ak vás proces, ktorý nahradí, stojí veľa času. Jednoduchý nástroj prepojený s jedným či dvoma systémami stojí u nás 5 – 10 tis. €. Ilustračný príklad: päť ušetrených hodín týždenne pri sadzbe 25 € za hodinu dáva za 46 pracovných týždňov 5 750 €. Ak to nevychádza, lepšou voľbou je hotový nástroj a otvorene vám to povieme.

Musíme vymeniť všetko naraz?

Nie. Začneme procesom, ktorý zaberá najviac času, a prepojíme ho s nástrojmi, ktoré si necháte. Ďalšie časti pridáme, keď sa prvá osvedčí.

Postavíte aj CRM na mieru?

Áno. Náhrada alebo rozšírenie CRM je častý dôvod, prečo nás firmy oslovia. Ak HubSpot alebo Pipedrive zvláda väčšinu práce, môžete si ho nechať a my dostavíme len to, čo chýba.

Bude to fungovať s naším účtovným programom?

Zvyčajne áno. Väčšina účtovných a fakturačných programov má API alebo formát na import. Čo umožňuje ten váš, overíme ešte pred cenovou ponukou. Ak sa napojiť nedá, nájdeme inú cestu, napríklad pravidelný export.

Ako dlho to trvá?

Pri doterajších projektoch sme prvú verziu pripravili za 6 týždňov až 3 mesiace. Každý týždeň vidíte funkčné demo, takže smer môžete zmeniť včas, nie až na konci.

Kde má AI miesto v malej firme?

Tam, kde sú vstupy neusporiadané a práca sa opakuje, napríklad pri čítaní e-mailov a PDF, návrhoch ponúk a odpovedí alebo zhrnutí týždňa. Všetko, čo ide zákazníkovi, skontroluje človek. Pri citlivých dátach použijeme poskytovateľov s dátami v EÚ alebo modely na vlastných serveroch.

Komu patrí softvér?

Vám. Pri spustení dostanete kód, repozitáre aj účty. Chyby 3 mesiace opravujeme zadarmo. Potom si môžete objednať mesačnú podporu alebo systém prevezme iný vývojár.

Čo keď sa firma zmení?

Systém sa zmení s ňou. Nové funkcie pridávame v rovnakých dvojtýždňových etapách. A keďže kód patrí vám, ďalší krok nemusíte robiť s nami.

Čím sa líši firemný systém od CRM alebo ERP?

CRM sa sústreďuje na vzťahy so zákazníkmi a predaj, ERP zvyčajne prepája širšiu podnikovú agendu. Pri firemnom systéme na mieru vyberieme konkrétny proces, ktorý potrebujete spojiť alebo doplniť. Nemusí nahradiť účtovníctvo ani všetky existujúce aplikácie.

Čo potrebujete na prvý odhad ceny?

Opis jedného procesu, zoznam používateľských rolí, anonymizovanú vzorku údajov a názvy systémov na prepojenie. V odhade rozlíšime potvrdený rozsah, predpoklady a veci, ktoré treba technicky overiť.

Ktorý proces zaberá vášmu tímu najviac času?

Ukážte nám nástroje a tabuľky, ktoré dnes používate. Povieme vám, ktorý proces prepojiť ako prvý a koľko by to zhruba stálo.

JurajCEO, QikBuild

Z hovoru si odnesiete

  • Návrh, čo by sme postavili ako prvé
  • Orientačnú cenu
  • Odpoveď, či sa vám oplatí softvér na mieru
Dohodnúť 30-minútový hovor

Alebo napíšte na hello@qikbuild.com