Prispôsobte systém formátu podujatia
Turnaj, konferencia a networkingové podujatie potrebujú iné pravidlá registrácie, napríklad tímy alebo jednotlivcov, schvaľovanie, kategórie a kapacitu. Systém sa drží tých vašich.
Podľa vášho formátu
Softvér na organizáciu podujatí a eventové platformy
Spravujte registrácie, platby a program podujatia na jednom mieste
Bežné eventové nástroje dobre poslúžia bežnej konferencii. Keď má však váš formát tímové registrácie, schvaľovanie, turnaje alebo networking, na ktorom naozaj záleží, organizátori lepia dokopy formuláre, tabuľky a e-maily. Staviame eventové platformy, v ktorých majú registrácia, platba, program, check-in aj networking účastníkov jeden spoločný záznam. Rovnaká platforma potom poslúži aj na ďalšie podujatie, nielen na toto.
- Registrácia, vstupenky a platby v jednom kroku
- Program, check-in a aktuálne zmeny pre účastníkov
- Networking a správy medzi účastníkmi
- Jedna administrácia pre organizátorov, aj na budúci rok
Prečo to funguje.
-
01 -
02 Pomôžte ľuďom stretnúť tých správnych
Profily, vyhľadávanie, uložené kontakty a správy zmenia zoznam účastníkov na stretnutia. Na mnohých podujatiach je to hlavný dôvod, prečo ľudia prídu.
Networking účastníkov
-
03 Jeden záznam od registrácie po check-in
Registrácie, platby, zmeny, menovky a účasť sú na jednom mieste. Tím tak večer pred podujatím nemusí zosúlaďovať tabuľky.
Spoločné záznamy podujatia
-
04 Plánujte spätne od termínu
Termín podujatia sa nepohne. Dohodneme, čo musí fungovať v deň D a čo môže prísť neskôr, a najrušnejšie chvíle otestujeme vopred.
Pevný termín
Čo sa deje okolo jedného podujatia.
Ako prebieha registrácia, platba aj samotný deň podujatia, keď platforma beží.
- Spustí sa registrácia Jednotlivci alebo tímy sa prihlásia, vyberú si vstupenku a odpovedia na vaše otázky
- Pravidlá overia prihlášku Kapacita, kategórie, zľavy a schválenie, platba kartou
- Organizátor rieši výnimky Špeciálne požiadavky, skupinové objednávky alebo faktúra namiesto platby kartou
- Systém pošle program Program, pokyny k účasti, pripomienky a zmeny e-mailom, cez SMS alebo v aplikácii
- AI odpovie na bežné otázky Parkovanie, Wi-Fi, časy a vstupenky z informácií o podujatí, s odovzdaním tímu
- Check-in a záverečný report Check-in cez QR kód pri vstupe, potom účasť a spätná väzba v jednom reporte
Čo sme sa naučili.
Z projektov, ktoré sme v tejto oblasti postavili.
-
01 Otestujte najrušnejších desať minút.
Eventový softvér je pod najväčším tlakom v dvoch chvíľach, keď sa spúšťa registrácia a keď sa otvárajú dvere. Obe testujeme vopred s realistickými počtami. Check-in navrhujeme tak, aby fungoval, aj keď na mieste vypadne Wi-Fi.
-
02 Networking funguje len s dobrými profilmi.
Účastníci hľadajú podľa firmy, pozície a záujmov. Ak sa registrácia na nič z toho nepýta, networking nemá s čím pracovať. Rozhodnite, čo má byť možné nájsť, skôr než navrhnete registračný formulár.
-
03 Stavajte platformu, nie jednorazovú aplikáciu.
Ak robíte podujatia každý rok, druhé by malo stáť oveľa menej ako prvé. Oddeľte to, čo sa pri každom podujatí mení (program, ceny, dizajn), od toho, čo zostáva. Rovnaký systém potom poslúži aj na budúci rok.
-
04 Firemní klienti sa budú pýtať na bezpečnosť.
Banky a veľkí partneri často chcú bezpečnostnú kontrolu skôr, než sa aplikácia dotkne údajov ich účastníkov. Naša eventová aplikácia pre Slovenskú sporiteľňu prešla pred spustením penetračným testom na úrovni banky. Počítajte s tým v harmonograme, nie v poslednom týždni.
Čo vieme postaviť.
-
Registrácia a platby
- Registrácia jednotlivcov aj tímov s vašimi otázkami
- Typy vstupeniek, zľavy a limity kapacity
- Platby kartou, faktúry a výplaty cez Stripe alebo Stripe Connect
- Čakacie listiny, zmeny a vrátenie peňazí
-
Zážitok účastníkov
- Program, mapy a osobný harmonogram
- Profily, vyhľadávanie a uložené kontakty
- Správy medzi účastníkmi
- Upozornenia na zmeny počas podujatia
-
Nástroje pre organizátorov
- Administrácia účastníkov, tímov a programu
- Check-in cez QR kód a evidencia účasti
- Správa rečníkov, vystavovateľov a partnerov
- Exporty a reporty po podujatí
-
Komunikácia a AI
- Pripomienky e-mailom, cez SMS a v aplikácii
- AI odpovede na bežné otázky z informácií o podujatí
- Zhrnutie spätnej väzby po podujatí
- Prepojenie s vaším CRM a nástrojmi na e-mailový marketing
Formuláre, eventový SaaS alebo vlastná platforma?
Na jednorazovú konferenciu často stačia bežné nástroje. Takto vychádzajú jednotlivé možnosti, keď máte nezvyčajný formát alebo robíte podujatia každý rok.
| Formuláre a tabuľky | Eventový SaaS | Vlastná eventová platforma | |
|---|---|---|---|
| Počiatočné náklady | Žiadne | Nízke | Vyššie |
| Poplatky za vstupenku | Žiadne | Často | Len platobné poplatky |
| Nezvyčajné formáty ako tímy či turnaje | Nie | Čiastočne | Áno |
| Networking a správy medzi účastníkmi | Nie | Čiastočne | Áno |
| Vaša značka a vaše údaje o účastníkoch | Čiastočne | Čiastočne | Áno |
| Dá sa použiť aj na budúci rok | Čiastočne | Áno | Áno |
Podobné projekty.
Čo sme postavili pre klientov z tejto oblasti.
-
Eventová aplikácia Slovenská sporiteľňa
Networkingová webová aplikácia pre podujatie · Slovensko
Problém
Tím potreboval lepší zážitok pre účastníkov firemného podujatia vrátane networkingu a orientácie na mieste.
Čo sme postavili
- Profily a zoznamy účastníkov
- Program a mapa
- Správy a networking medzi účastníkmi
- Eventová aplikácia prispôsobená mobilom
Čo sa zmenilo: Aplikácia prispôsobená mobilom, v ktorej účastníci našli program, zorientovali sa na podujatí a nadviazali kontakt s ostatnými.
-
Prevádzka podujatí GamePlan Events
Platforma na organizáciu turnajov · USA
Problém
Organizátor potreboval softvér na registrácie, platby a každodennú koordináciu súťažných podujatí.
Čo sme postavili
- Registrácie a rezervácie
- Platby cez Stripe Connect
- Administratívne nástroje pre tímy a prácu okolo podujatia
Čo sa zmenilo: Registrácie, platby a nástroje organizátorov v jednej platforme.
Ako vzniká prvá verzia.
Bežný harmonogram. Ten váš potvrdíme po úvodnom workshope.
- 1
1. deň
30-minútový hovorTermín podujatia, formát a čo musí v deň D fungovať. Dozviete sa, čo postaviť ako prvé, aj orientačnú cenu.
- 2
1. týždeň
Úvodný workshopS organizátormi prejdeme registráciu aj samotný deň podujatia. Potom dohodneme fixnú cenu, ešte pred vývojom.
- 3
Od 2. týždňa
Vývoj v dvojtýždňových etapáchKaždý týždeň funkčné demo. Registrácia a platby idú prvé, lebo sa spúšťajú dávno pred podujatím.
- 4
Pred podujatím
Otestujeme špičkyGenerálka registrácie a check-inu s vaším tímom na skutočných telefónoch. Kód, repozitáre aj účty patria vám.
- 5
Po podujatí
Opravy a ďalšie podujatie3 mesiace opravujeme chyby zadarmo. Potom voliteľná podpora, kým plánujete ďalšie podujatie.
Prípadové štúdie.
Systémy, ktoré sme postavili a ktoré sú tomuto blízke.
-
Jednoduchšia správa konferencií
Správa konferencií
Prečítať prípadovú štúdiu -
Slovenská sporiteľňa: networkingová aplikácia na podujatie banky
Networkingová aplikácia na podujatie banky
Prečítať prípadovú štúdiu -
Platforma na správu športových súťaží
Správa športových turnajov a líg
Prečítať prípadovú štúdiu
Na čítanie.
- AI v zákazníckej podpore: čo automatizovať a čo nechať ľuďom Šesť úloh, ktoré AI zvládne v zákazníckej podpore, čo automatizovať ako prvé, čo nechať ľuďom a ako zmerať, či to naozaj pomáha. Prečítať článok
- AI hlasoví agenti pre firemné hovory: ako fungujú a kde sa hodia Ako AI hlasový agent vybaví telefonát, na ktoré hovory sa hodí, čo nechať ľuďom, otázky slovenčiny a GDPR a ako spustiť prvý pilot. Prečítať článok
Časté otázky.
Je to len pre veľké podujatia?
Nie. Aj menšie podujatie s nezvyčajným formátom, napríklad tímové turnaje alebo stretnutia len na pozvánky, môže potrebovať vlastné nástroje rovnako ako veľká konferencia. Pri bežnom podujatí vám povieme, ak stačí hotový nástroj.
Zvládnete platby a faktúry?
Áno. Na platby kartou zvyčajne používame Stripe. Keď majú peniaze ísť viacerým organizátorom alebo miestam, použijeme Stripe Connect, ako pri GamePlan Events. Firmy môžu namiesto platby kartou dostať faktúru.
Ako dlho trvá vývoj eventovej platformy?
Pri doterajších projektoch sme prvú verziu pripravili za 6 týždňov až 3 mesiace. Termín podujatia nám povedzte hneď pri prvom hovore. Ak je času málo, spustíme najprv registráciu a platby a networking pridáme neskôr.
Čo ak na mieste nefunguje Wi-Fi?
Počítame s tým. Aplikácia pre účastníkov má program aj vstupenku uloženú v telefóne a check-in môže pokračovať bez pripojenia a zosynchronizovať sa neskôr. Pred podujatím všetko testujeme na skutočných telefónoch.
Dá sa platforma použiť aj na ďalšie podujatia?
Áno, a práve vtedy sa vlastná platforma oplatí. Každé nové podujatie dostane vlastný program, ceny a dizajn, pričom účastníci, tímy a nastavenia zostávajú. Mnohí organizátori medzi podujatiami pridávajú funkcie namiesto toho, aby zakaždým stavali odznova.
Ako narábate s údajmi účastníkov a GDPR?
Zbierame len to, čo podujatie potrebuje, dohodneme, ako dlho sa údaje uchovávajú a kto ich vidí. Účastníci si sami vyberú, čo ich profil ukáže ostatným. Dáta môžu byť uložené v EÚ. Konečné nastavenie potvrdí vaša zodpovedná osoba pre ochranu údajov alebo právnik. Právne poradenstvo neposkytujeme.
Môže AI odpovedať na otázky účastníkov?
Áno, z informácií o vašom podujatí, napríklad o programe, mieste konania, parkovaní a vstupenkách. Otázky, na ktoré nevie odpovedať, idú vášmu tímu. Pri menšom podujatí môže stačiť dobrá stránka s častými otázkami a to vám aj povieme.
Koľko to stojí?
Registrácia a platby prepojené s 1 – 2 systémami sa zmestia do nášho rozpätia 5 – 10 tis. €. Platforma s networkingom, administráciou pre organizátorov a check-inom zvyčajne stojí 10 – 30 tis. €. Fixnú cenu dohodneme po úvodnom workshope, ešte pred vývojom.
Kedy máte najbližšie podujatie?
Povedzte nám termín, formát a čo minule nefungovalo. Povieme vám, čo stihneme pripraviť a koľko by to stálo.
JurajCEO, QikBuild
Z hovoru si odnesiete
- Návrh, čo by sme postavili ako prvé
- Orientačnú cenu
- Odpoveď, či sa vám oplatí softvér na mieru
Alebo napíšte na hello@qikbuild.com