Majte verzie, schválenia a podpisy na jednom mieste a vypĺňanie dokumentov nechajte na systém
Zmluva vznikne úpravou starého súboru, schvaľuje sa v e-mailoch a nikto si nie je istý, ktorú verziu klient podpísal. Staviame systémy, ktoré vytvoria dokument z vašich dát a šablóny a pošlú ho na schválenie a elektronický podpis. Podpísanú kópiu založia k správnemu klientovi alebo projektu. Dokumenty, ktoré prídu zvonku, napríklad faktúry, objednávky či formuláre, prečíta AI a vyplní polia, ktoré potom skontroluje človek. Pri každom kroku zostane záznam o tom, kto čo zmenil, schválil alebo podpísal.
Situácie, v ktorých sa nám firmy najčastejšie ozvú.
Mená, ceny a dátumy z CRM ručne prepisujete do wordových šablón a chyby sa aj tak prešmyknú.
Nikto nevie s istotou povedať, ktorú verziu klient podpísal a kto schválil poslednú zmenu.
Faktúry, objednávky a formuláre chodia ako PDF a niekto ich prepisuje do vášho systému.
Dokumenty od klientov zbierate e-mailom a chýbajúce urgujete jeden po druhom.
Nájsť starú zmluvu alebo aktuálnu smernicu znamená spýtať sa jedného kolegu, ktorý vie, kde je.
Ten istý systém vytvára dokumenty zo šablón aj spracúva tie, ktoré prídu zvonku. Toto je druhá cesta: prichádzajúca faktúra, objednávka alebo formulár.
Z projektov, ktoré sme v tejto oblasti postavili.
1 typ
Projekty, ktoré chcú naraz upratať všetky súbory vo firme, často uviaznu. Vyberte dokument, ktorý zaberá najviac času, napríklad faktúry od dodávateľov, pracovné zmluvy alebo vstupné formuláre klientov. Postavte celú jeho cestu od príchodu po archív. Keď funguje prvý typ, druhý ide oveľa rýchlejšie.
Ak je zmluva stále ten istý text s inými menami, dátumami a cenami, šablóna vyplnená z CRM je lacnejšia, rýchlejšia a nikdy si nevymyslí ustanovenie. AI sa oplatí tam, kde je vstup neusporiadaný. Napríklad pri čítaní prichádzajúcich PDF, pri porovnaní úprav protistrany s vašimi štandardnými podmienkami alebo pri zhrnutí dlhej zmluvy pre schvaľovateľa.
Prečítať čistú, strojovo písanú faktúru je jednoduché. Skeny, fotky z mobilu, rukopis a tabuľky na viacerých stranách už nie. Pred vývojom preženieme vzorku vašich skutočných dokumentov a ukážeme vám, ktoré polia vyjdú správne. Budete vedieť, koľko práce ešte zostane na človeku.
Pri systéme na dokumenty nie je najťažšie ukladanie, ale oprávnenia. Ktorý klient vidí ktorý priečinok, kto schvaľuje nad akú sumu, čo sa stane so súbormi, keď zamestnanec odíde. Ak tieto pravidlá spíšeme už na workshope, ušetríme neskoršie prerábanie. A presne ich budete potrebovať, keď sa niekto spýta, kto dokument videl.
Zdieľaný disk s e-mailom, hotový systém na správu dokumentov (DMS) aj vývoj na mieru sú pre niekoho tou správnou voľbou. Takto vychádzajú, keď do hry vstúpi schvaľovanie a podpisy.
| Zdieľaný disk a e-mail | Hotový DMS | Systém na mieru | |
|---|---|---|---|
| História verzií | Čiastočne | Áno | Áno |
| Schvaľovanie podľa vašich pravidiel | Nie | Čiastočne | Áno |
| Dokumenty vyplnené z CRM alebo ERP | Nie | Čiastočne | Áno |
| Čítanie prichádzajúcich dokumentov s AI | Nie | Čiastočne | Áno |
| Pripravené na použitie | Hneď | Za pár dní | Za 6 a viac týždňov |
| Vstupné náklady | Žiadne | Nízke | Fixná cena vývoja |
| Priebežné náklady | Nízke | Mesačne za používateľa | Hosting a podpora |
Bežný harmonogram. Ten váš potvrdíme po úvodnom workshope.
1. týždeň
Prejdeme cestu jedného dokumentuNa úvodnom workshope s ľuďmi, ktorí s dokumentom pracujú, prejdeme jeden typ od vzniku alebo príchodu po archív a zozbierame skutočné vzorky. Fixnú cenu dostanete ešte pred začiatkom vývoja.
2. – 5. týždeň
Vývoj v dvojtýždňových etapáchŠablóny, schvaľovacie postupy, oprávnenia a prvá integrácia. Každý týždeň uvidíte funkčné demo.
6. týždeň
Pilot na skutočných dokumentochJeden tím ho používa pre jeden typ dokumentu. Ostré dokumenty ukážu, čo vzorky nezachytili, a systém upravíme.
Potom
Ďalšie typy a kanályĎalšie typy dokumentov, klientsky portál alebo čítanie s AI. Kód aj účty sú vaše a opravy chýb sú 3 mesiace zadarmo.
Systémy, ktoré sme postavili a ktoré sú tomuto blízke.
Platforma na správu pracovníkov v dočasnom zamestnávaní: nábor, kontrola zákonných požiadaviek a mzdová agenda
Prečítať prípadovú štúdiu
Platforma pre stavebné projekty spája prehľad postupu, pridelené úlohy, dokumenty a spoluprácu tímu.
Prečítať prípadovú štúdiu
Nástroje pre finančné inštitúcie na porovnávanie dodávateľov, zber ponúk a zaznamenávanie rozhodnutí
Prečítať prípadovú štúdiuZvyčajne nie. Súbory môžu zostať tam, kde sú, a my doplníme, čo chýba: šablóny, schvaľovanie, stavy a oprávnenia. Úložisko meníme, len keď je skutočným problémom, napríklad keď doň nemôžete bezpečne pustiť klientov.
Pri čistých, strojovo písaných dokumentoch vyjde väčšina polí správne. Skeny, fotky a nezvyčajné rozloženia sú ťažšie. Pred vývojom to otestujeme na vzorke vašich dokumentov, nastavíme kontroly voči vašim dátam a všetko neisté pošleme človeku. Vy rozhodnete, ktoré polia musí vždy potvrdiť človek.
Poskytovateľov s API, napríklad DocuSign, Dropbox Sign alebo Eversign. Ak niektoré dokumenty potrebujú kvalifikovaný elektronický podpis podľa nariadenia eIDAS, vyberieme poskytovateľa, ktorý ho ponúka. Podpísaný súbor aj záznam o podpise sa uložia k správnemu klientovi alebo projektu.
Jeden proces, napríklad generovanie a podpisovanie jedného typu zmluvy alebo čítanie faktúr do účtovníctva, stojí zvyčajne 5 – 10 tis. €. Prepojený systém s viacerými typmi dokumentov, klientskym portálom a integráciami vychádza väčšinou na 10 – 30 tis. €. Fixnú cenu dohodneme po úvodnom workshope, ešte pred začiatkom vývoja.
Zvyčajne 6 týždňov až 3 mesiace podľa počtu typov dokumentov, schvaľovacích postupov a systémov. Každý týždeň uvidíte funkčné demo, takže šablóny a pravidlá overíme na skutočných dokumentoch včas.
Dohodneme sa, kde budú súbory a vyčítané údaje: vo vašom vlastnom cloude, v EÚ alebo v úložisku, ktoré už používate. Prístup je obmedzený podľa rolí a zaznamenáva sa. Keď dokumenty číta AI, použijeme poskytovateľov s dátami v EÚ, ktorí na nich netrénujú. Ak dokumenty nesmú opustiť vaše systémy, nasadíme model na vlastnom serveri.
Vám. Kód, repozitáre aj účty sú vaše od spustenia. Prvé 3 mesiace opravujeme chyby zadarmo, potom si môžete zvoliť mesačnú podporu alebo systém spravovať sami.
Áno. Systém odpovie na otázky typu „aká je výpovedná lehota s týmto dodávateľom?“ a odkáže na pasáž, z ktorej vychádza, takže odpoveď viete overiť. Prehľadáva len dokumenty, ku ktorým má pýtajúci sa prístup.
Pošlite nám jeden či dva typické dokumenty a popíšte, ako sa schvaľujú. Povieme vám, čo zautomatizovať ako prvé a koľko by to približne stálo.
JurajCEO, QikBuild
Z hovoru si odnesiete
Alebo napíšte na hello@qikbuild.com
