Úlohy, schvaľovanie a spoločné záznamy na jednom mieste, prepojené s nástrojmi, ktoré už máte
Keď práca beží cez tabuľky, e-maily a chat, nikto nevidí, čo sa zaseklo, a tie isté údaje sa prepisujú do troch systémov. Staviame interné nástroje podľa toho, ako váš tím už pracuje: jeden spoločný záznam, jasné stavy a schvaľovanie s konkrétnym zodpovedným človekom. Keď niečo čaká priveľa dlho, systém pripomenie. Nástroj sa prepojí s vaším CRM, účtovníctvom a HR systémom, takže údaje zadáte len raz. Report, ktorý niekto skladal v piatok poobede, je vždy pripravený.
Situácie, v ktorých sa nám firmy najčastejšie ozvú.
Kritický proces beží v tabuľke, ktorej úplne rozumie len jeden človek.
Žiadosti a schválenia sa strácajú v e-mailoch a ľudia sa cez chat dopytujú, ako to vyzerá.
Tie isté údaje o zákazníkovi alebo zamestnancovi sa prepisujú do CRM, do tabuľky aj do účtovníctva.
Vedenie čaká, kým niekto ručne zostaví týždenný report, aby vôbec vedelo, čo sa deje.
Hotové nástroje pokryjú väčšinu procesu, ale kroky, v ktorých sa vaša firma líši, riešite obchádzkami.
Väčšina interných procesov vyzerá podobne, či ide o žiadosť o nákup, nástup nového kolegu alebo zmenu zmluvy s klientom.
Z projektov, ktoré sme v tejto oblasti postavili.
V ZAP 2.0 pre Transfer International sa spájajú kandidáti, klienti, pracovné pridelenia, dokumenty a pobočkové prehľady. Pri vašom projekte vyberieme užšiu prvú cestu a overíme, či ju tím dokáže dokončiť v jednom systéme.
1
Prvá verzia, ktorá úplne nahradí jednu tabuľku, má väčšiu hodnotu ako polovičatý systém pre celú firmu. Vyberte proces, pri ktorom sa práca najviac odovzdáva alebo najviac naháňa. Spustite ho a ďalší si tím vypýta sám.
Tabuľka, ktorú váš tím dnes používa, v sebe nesie roky drobných rozhodnutí: stĺpce navyše, farebné označenia, poznámku v bunke H4. Na workshope ju prejdeme do detailu. Nástroj, ktorý ju ignoruje, ľudia odmietnu. Nástroj, ktorý z nej vychádza, budú používať.
Väčšina interných nástrojov zlyhá potichu: fungujú, ale nikto ich neaktualizuje a tabuľka sa vráti. Každý stav potrebuje jedného človeka, ktorý ho posunie ďalej. Pripomienky idú jemu, nie do skupinového kanála.
Ak sa niečo deje dvakrát do mesiaca a trvá päť minút, stačí kontrolný zoznam. Automatizujte to, čo sa deje denne, čo sa pokazí pri dvojitom prepisovaní a na čo ľudia čakajú. Zvyšok môže zostať ručný, kým to nezačne bolieť.
Pre mnohé tímy je úprimná odpoveď tabuľka alebo hotový nástroj. Takto vidno, kde ktorá možnosť prestáva stačiť.
| Tabuľky a e-maily | Hotový nástroj na prácu | Interný nástroj na mieru | |
|---|---|---|---|
| Pripravené na použitie | Hneď | Za pár dní | Za 6 a viac týždňov |
| Vstupné náklady | Žiadne | Nízke | Fixná cena vývoja |
| Presne podľa vášho procesu | Čiastočne | Čiastočne | Áno |
| Jeden spoločný a aktuálny záznam | Nie | Áno | Áno |
| Prepojenie s ostatnými systémami | Nie | Čiastočne | Áno |
| Schvaľovanie s históriou | Nie | Čiastočne | Áno |
| Náklady, keď tím rastie | Nízke | Podľa licencie | Podľa prevádzky a podpory |
Bežný harmonogram. Ten váš potvrdíme po úvodnom workshope.
1. týždeň
Workshop s ľuďmi, ktorí prácu robiaSadneme si s tímom, ktorý proces vedie, prejdeme jeho tabuľky a e-maily a dohodneme, čo pokryje prvá verzia. Fixnú cenu dostanete ešte pred začiatkom vývoja.
2. – 5. týždeň
Vývoj v dvojtýždňových etapáchZáznamy, stavy, schvaľovanie a prvá integrácia. Každý týždeň funkčné demo, ktoré si vyskúšajú budúci používatelia.
6. týždeň
Presun tímu do nového systémuPrenesieme dáta z tabuľky, krátko necháme bežať starý aj nový spôsob vedľa seba a potom tabuľku odstavíme.
Potom
Ďalší procesReporty, ďalšie integrácie alebo ďalší tím. Kód aj účty sú vaše a opravy chýb sú 3 mesiace zadarmo.
Systémy, ktoré sme postavili a ktoré sú tomuto blízke.
Platforma na správu pracovníkov v dočasnom zamestnávaní: nábor, kontrola zákonných požiadaviek a mzdová agenda
Prečítať prípadovú štúdiu
Platforma, ktorá pomáha mladým ľuďom dostať sa na vysokú školu: nábor, podpora študentov a sledovanie absolventov
Prečítať prípadovú štúdiu
Platforma pre stavebné projekty spája prehľad postupu, pridelené úlohy, dokumenty a spoluprácu tímu.
Prečítať prípadovú štúdiuNie. Väčšina interných nástrojov funguje vedľa vášho CRM, účtovníctva a e-mailu a prepojí sa s nimi. Nástroj nahrádzame, len keď je príčinou problému, a vtedy prenesieme aj jeho dáta.
Jednoduchý nástroj pre jeden proces, prepojený s jedným alebo dvoma systémami, stojí zvyčajne 5 – 10 tis. €. Prepojený systém s viac ako 10 funkciami a viacerými integráciami vychádza väčšinou na 10 – 30 tis. €. Fixnú cenu dostanete po úvodnom workshope, ešte pred začiatkom vývoja.
Zvyčajne za 6 týždňov až 3 mesiace. Každý týždeň uvidíte funkčné demo a prvý proces môže bežať skôr, ako je hotové všetko ostatné.
To je hlavné riziko, preto s ním počítame od začiatku. Ľudia, ktorí proces vedú, sú na workshope a demo si každý týždeň vyskúšajú. Nástroj vychádza z ich tabuľky a prvá obrazovka ukáže, čo má kto dnes urobiť.
Nie. Menšie tímy to často cítia najviac, lebo na tabuľke jedného človeka stojí proces, od ktorého závisí celá firma. Prvá verzia môže pokryť len tento proces.
Áno, tam, kde reálne ušetrí čas: prečíta prichádzajúce e-maily alebo PDF do formulára, pripraví návrh odpovede alebo zhrnie prípad pre toho, kto ho schvaľuje. Ak stačí jednoduché pravidlo, použijeme pravidlo. Je lacnejšie a ľahšie sa kontroluje.
Každý vidí len to, čo mu dovoľuje jeho rola, až po jednotlivé polia, napríklad mzdy. Prihlásenie môže ísť cez vaše účty Microsoft alebo Google s dvojfaktorovým overením. Každá zmena sa zaznamená aj s tým, kto ju urobil.
Kód, repozitáre aj účty sú vaše od spustenia. Prvé 3 mesiace opravujeme chyby zadarmo. Potom si môžete zvoliť mesačnú podporu alebo systém odovzdať vlastným vývojárom.
Dohodnutý proces, roly, záznamy, integrácie, rozsah importu a preberacie scenáre. Vývoj oddelíme od externých licencií, hostingu a prevádzkovej podpory. Pri neoverenom rozhraní najprv navrhneme overenie jeho možností.
V pilote prejdeme bežný prípad aj výnimku od začiatku po koniec. Skontrolujeme oprávnenia, report a odovzdanie práce ďalšiemu človeku. Až potom dohodneme posledný zápis do starej evidencie a prechod tímu.
Ukážte nám tabuľku alebo e-mailové vlákno, na ktorom váš tím stojí. Povieme vám, čo by pokryla prvá verzia a koľko by približne stála.
JurajCEO, QikBuild
Z hovoru si odnesiete
Alebo napíšte na hello@qikbuild.com
