Transfer International je slovenská agentúra dočasného zamestnávania. Pracovníkov, často cudzincov z tretích krajín, umiestňuje do klientskych firiem. Okrem náboru rieši aj zákonné požiadavky, dokumenty a mzdovú agendu.
Prijatím ponuky sa práca agentúry nekončí. Človeka treba prepojiť s klientom, pracoviskom, dokumentmi, platbami a zodpovednou pobočkou. ZAP 2.0 spája tieto záznamy a prevádzkové kroky ako náhrada starých systémov ZAP.
Pracovný postup za platformou
Kandidát sa môže zaregistrovať alebo dostať pozvánku na overenie totožnosti. Tím potom spravuje jeho stav a pracovné pridelenie vrátane klienta, pobočky, pracoviska a mzdy. Zmeny zmlúv majú vlastné postupy pre dodatky a ukončenia. Dokumenty, príspevky, zrážky a neprítomnosť zostávajú súčasťou administratívy konkrétneho človeka.
Rozsah preto presahuje zoznam kandidátov vo výberovom konaní. Náborár potrebuje sledovať postup, administratíva úplné záznamy a vedúci pobočky prehľady a príslušné oprávnenia.
Spolupráca s QikBuildom
- Postavili sme ZAP 2.0 ako náhradu starých systémov ZAP
- Backend pre náborárov, administratívnych pracovníkov a obmedzenú samoobsluhu kandidátov
Registrácia a stav kandidáta
- Typy: zamestnanec, živnostník a sprostredkované umiestnenie
- Stavy: kandidát → aktívny → neaktívny
- Pozvánka na KYC overenie cez Sumsub a verejná samoregistrácia
- Opätovná registrácia a auditná stopa jednotlivých polí pri dôležitých záznamoch
Nástupy a správa klientov
- Pridelenia do práce: klient, zaradenie podľa klasifikácie zamestnaní (ISCO), miesto výkonu práce, mzda, náborár a pobočka
- Predlžovanie zmlúv dodatkami; ukončenia s dôvodom a spôsobom skončenia
- Register klientov s automatickým doplnením údajov z Finstatu, kontaktmi, pracovnými režimami a kontrolou bonity
- Prideľovanie ubytovania s dátumom príchodu a odchodu a evidenciou príplatkov
Zákonné požiadavky a dokumenty
- Pracovné povolenia, kroky vízového procesu, lekárske prehliadky a sledovanie vyšetrení cudzincov na prenosné choroby
- Generovanie dokumentov z DOCX šablón → prevod do PDF → elektronický podpis cez Eversign
- Štátne XML e-formuláre: VPM, IK vznik/skončenie (varianty pre EÚ a SPTK)
- Dávkové nahrávanie veľkého množstva dokumentov
Mzdová agenda
- Zálohy a platby: ručné zadávanie, schvaľovanie preddavkov a automatický týždenný príspevok na stravu
- Opakované zrážky zo mzdy, ktoré sa uplatnia vždy prvého v mesiaci
- Evidencia neprítomnosti s typom, dátumami a podkladmi
- Verejný formulár na žiadosť o preddavok s priradením ku kandidátovi a schválením zamestnancom
Práca náborárov
- Osobné a pobočkové KPI dashboardy: plnenie cieľov, aktívni pracovníci, fluktuácia, storno, pipeline a čas do nástupu
- Viac ako 15 reportov na export do XLSX; denné reporty nástupov a ukončení a týždenné reporty zmien chodia e-mailom podľa plánu
- Hromadné SMS a e-maily s oslovením krstným menom
- Prístup k viacerým pobočkám, MFA a skupiny oprávnení
Integrácie
Sumsub, Eversign, SendGrid, EuroSMS, Finstat, CloudConvert, Recru (import kandidátov).
Dodané možnosti systému
ZAP 2.0 spája záznamy kandidátov a klientov, pracovné pridelenia, dokumentové postupy a mzdovú administratívu. Plánované reporty a pobočkové dashboardy využívajú rovnaké prevádzkové záznamy. Skupiny oprávnení, prístup k viacerým pobočkám a MFA podporujú rôzne zodpovednosti ľudí v tíme.
Na dokumentoch vidno, čo znamená prepojený postup. Zo šablóny DOCX vznikne PDF a následne vstúpi do elektronického podpisovania. Ide o nadväzujúce operácie, nie iba o súbor uložený v samostatnom priečinku.
Čo preveriť pri podobnom projekte
Pri náhrade systému, od ktorého závisí prevádzka, najprv zmapujte vzťahy medzi záznamami. V personálnej agentúre sú človek, klient, pracovné pridelenie a pobočka samostatné veci. Jeden riadok tabuľky môže ich zmeny a históriu skomplikovať.
Pri prevzatí použite skutočné situácie: návrat kandidáta, predĺženie zmluvy, zmenu pridelenia alebo žiadosť o platbu, ktorú musí niekto schváliť. Ukážu, ktoré záznamy, oprávnenia a dokumenty musí prvá verzia pokrývať.
Pozrite si náš prístup k náborovému softvéru, automatizácii dokumentov a modernizácii starších systémov.
