Prvú verziu prevezmite spolu s klientom.
Vyberte niekoľko klientov s aktuálnou úlohou. Skontrolujte pozvanie, prístup k správnym záznamom, dokončenie kroku aj prevzatie požiadavky vaším tímom. Počet založených účtov sám neukáže prínos portálu.
Klientsky portál na mieru, ktorý nadväzuje na prácu vášho tímu
Dajte klientom jedno miesto na kontrolu priebehu práce, súbory a požiadavky
E-maily typu „Ako to vyzerá?“, dokumenty poslané na zlú adresu a faktúry, ktoré nikto nevie nájsť, berú vášmu tímu hodiny týždenne. Staviame klientske portály, v ktorých zákazníci vidia stav svojej objednávky, prípadu alebo projektu. Nahrajú, čo potrebujete, schvália, podpíšu a zaplatia. Portál číta zo systémov, v ktorých váš tím už pracuje, takže nikto nič neaktualizuje na dvoch miestach. Váš tím potom odpovedá na otázky, ktoré potrebujú človeka, nie na tie, ktoré by vybavila stránka so stavom.
- Aktuálny stav priamo z vašich systémov, nie ručne prepisovaný
- Dokumenty, schvaľovanie a e-podpisy na jednom mieste
- Samostatný prístup pre každú firmu, rolu a človeka
- Požiadavky a správy, ktoré skončia vo fronte vášho tímu
Poznáte to?
Situácie, v ktorých sa nám firmy najčastejšie ozvú.
-
Klienti sa e-mailom pýtajú na stav, pretože ho nemajú kde vidieť sami.
-
Onboarding nového klienta znamená týždeň e-mailov, príloh a chýbajúcich dokumentov.
-
Váš tím každý mesiac posiela tie isté pripomienky a žiadosti o dokumenty.
-
Každý klient má niekoľko ľudí, ktorí potrebujú rôzny prístup, a zdieľané priečinky to nezvládajú.
-
Klienti pri spolupráci s vami používajú štyri nástroje, od e-mailu a úložiska súborov po e-podpis a faktúry.
Čo sa deje, keď sa klient prihlási.
Portál si nevedie vlastnú verziu pravdy. Ukazuje, čo už vedia vaše systémy, a kroky klienta do nich zapisuje späť.
- Klient sa prihlási Heslom, jednorazovým odkazom alebo firemným prihlásením
- Stav z vašich systémov Objednávky, prípady a faktúry načítané z CRM alebo ERP
- Klient urobí ďalší krok Nahrá dokument, schváli, podpíše alebo zaplatí
- Kontroly prebehnú samy Chýbajúce polia, typy súborov, limity schvaľovania
- Zvyšok rieši váš tím Otázky a výnimky skončia v jednej fronte
- Všetci vidia ten istý záznam Klient aj tím, bez e-mailu o stave
Čo sme sa naučili.
Z projektov, ktoré sme v tejto oblasti postavili.
-
01 -
02 Klienti prichádzajú kvôli stavu.
Klienti sa zriedka prihlasujú, aby niečo skúmali. Prídu zistiť, ako veci stoja, nahrať, o čo ste ich požiadali, a odísť. Tieto tri veci dotiahnite skôr, než pridáte fórum, chat alebo dashboardy.
-
03 Portál je len taký dobrý ako dáta za ním.
Ak váš tím aktualizuje stav v tabuľke raz za týždeň, portál bude ukazovať týždeň staré správy. Niekedy je skutočným prvým krokom presunúť túto prácu do systému, z ktorého potom portál číta aktuálny stav.
-
04 O prístupoch rozhodnite včas.
Pri B2B spolupráci má jedna klientska firma nákupcu, účtovníka aj manažéra a každý potrebuje iný prístup. Zmena modelu oprávnení po spustení zasiahne každú obrazovku, preto roly dohodneme už na úvodnom workshope.
-
05 O úspechu rozhodne prvé prihlásenie.
Portál, do ktorého sa nikto neprihlási, je len ďalší kanál navyše. Klientov pozvite odkazom, ktorý otvorí priamo ich prípad bez nastavovania hesla. Dôležité novinky im posielajte aj e-mailom s odkazom späť do portálu.
Čo vieme postaviť.
-
Pre vašich klientov
- Stránky so stavom objednávok, prípadov alebo projektov
- Nahrávanie dokumentov so zoznamom toho, čo ešte chýba
- Schvaľovanie, e-podpisy a online platby
- Upozornenia e-mailom, cez SMS alebo v aplikácii
-
Prístup a bezpečnosť
- Roly podľa klientskej firmy, tímu a človeka
- Firemné jednotné prihlásenie (SSO) alebo prihlásenie jednorazovým odkazom
- Dvojfaktorové overenie a záznamy prístupov
- Hosting v EÚ a údaje uchované len tak dlho, ako treba
-
Prepojenie s vašimi systémami
- CRM ako HubSpot, Pipedrive alebo Salesforce
- Fakturácia a účtovníctvo
- Vaše ERP alebo nástroj na projekty či prípady
- Úložiská dokumentov a služby na e-podpis
-
Pre váš tím
- Administrácia klientov, používateľov a oprávnení
- Fronta požiadaviek od klientov so zodpovednými ľuďmi a termínmi
- Šablóny pre opakované žiadosti a pripomienky
- Návrhy odpovedí na časté otázky, ktoré pripraví AI a váš tím skontroluje
E-mail a zdieľané priečinky, hotový portál alebo portál na mieru?
Mnohé CRM a helpdesky majú základný klientsky portál. Takto vychádzajú jednotlivé možnosti.
| E-mail a zdieľané priečinky | Hotový portál (doplnok CRM alebo SaaS) | Klientsky portál na mieru | |
|---|---|---|---|
| Pripravené na použitie tento týždeň | Áno | Áno | Nie |
| Vstupné náklady | Žiadne | Nízke | Fixná cena projektu |
| Klienti vidia aktuálny stav | Nie | Čiastočne | Áno |
| Vlastné kroky a schvaľovanie | Nie | Čiastočne | Áno |
| Prístup podľa firmy a roly | Nie | Čiastočne | Áno |
| Prepojenie s vybranými systémami | Nie | Čiastočne | Podľa dostupných rozhraní |
| Náklady s rastom počtu klientov | Žiadne | Za používateľa alebo licenciu | Hosting a podpora |
Ako vzniká prvá verzia.
Bežný harmonogram. Ten váš potvrdíme po úvodnom workshope.
- 1
1. týždeň
Vyberieme jednu cestu klientaNa úvodnom workshope zvolíme jeden proces, napríklad onboarding alebo stav objednávky, a zmapujeme, čo klienti potrebujú vidieť a urobiť.
- 2
2. – 5. týždeň
Postavíme portál a prepojeniaPrihlásenie a roly, stránky so stavom, žiadosti o dokumenty a napojenie na vaše CRM alebo ERP. Demo vidíte každý týždeň.
- 3
6. – 8. týždeň
Pilot s niekoľkými klientmiPár ústretových klientov portál naostro používa a my opravíme, čo ich mätie, skôr než pozvanie dostanú všetci.
- 4
Potom
Pridáme ďalšie cestyPlatby, e-podpisy, ďalšie typy klientov alebo mobilnú aplikáciu podľa toho, čo klienti naozaj používajú.
Prípadové štúdie.
Systémy, ktoré sme postavili a ktoré sú tomuto blízke.
-
Jeden systém na správu študentov namiesto viacerých
Platforma, ktorá pomáha mladým ľuďom dostať sa na vysokú školu: nábor, podpora študentov a sledovanie absolventov
Prečítať prípadovú štúdiu -
Ľahšia správa športových centier
SaaS pre športové centrá na zápis do kurzov, samoobslužnú platbu pre rodičov a fakturáciu cez Stripe Connect
Prečítať prípadovú štúdiu -
Portál zdravotných prehliadok a rezervačný systém
Novuma poskytuje preventívne zdravotné prehliadky tisíckam zákazníkov a spravuje ich zdravotné záznamy.
Prečítať prípadovú štúdiu
Na čítanie.
- Zadanie pre softvérové štúdio: vzor briefu pre interný systém Pripravte zadanie na jednej strane: proces, používatelia, dáta, integrácie a podmienky prevzatia. S vyplneným príkladom servisnej firmy. Prečítať článok
- Oprávnenia vo firemnom systéme: čo smú ľudia a čo ich AI asistenti Ako pri výbere firemného systému overiť roly, prístup ku konkrétnym záznamom a AI nástrojom. Demo scenáre, schvaľovanie a audit. Prečítať článok
- AI v zákazníckej podpore: čo automatizovať a čo nechať ľuďom Šesť úloh, ktoré AI zvládne v zákazníckej podpore, čo automatizovať ako prvé, čo nechať ľuďom a ako zmerať, či to naozaj pomáha. Prečítať článok
Časté otázky.
Je to len pre väčšie firmy?
Nie. Menšie tímy z portálu často vyťažia najviac, pretože tí istí ľudia, ktorí robia prácu, odpovedajú aj na e-maily o stave. Prvý portál môže pokryť jediný proces, napríklad onboarding nových klientov.
Dá sa to prepojiť s naším CRM a fakturačným systémom?
Áno. Portál napojíme na CRM ako HubSpot, Pipedrive alebo Salesforce, na fakturačné a účtovné nástroje aj na vaše vlastné databázy cez ich API. Dáta zostávajú v týchto systémoch. Portál ich zobrazuje a kroky klienta do nich zapisuje späť.
Môžu rôzni klienti a roly vidieť rôzne veci?
Áno. Prístup nastavíme pre každú klientsku firmu, rolu aj človeka, napríklad nákupca vidí objednávky a účtovník faktúry. Každé zobrazenie a stiahnutie sa dá zaznamenať.
Ako chránite údaje klientov?
Údaje každej firmy sú oddelené a kontrolujú sa pri každej požiadavke, nielen sa skrývajú v rozhraní. Podľa potreby pridáme dvojfaktorové prihlásenie alebo firemné SSO, dáta šifrujeme pri prenose aj pri uložení a hostujeme ich v EÚ. Ak potrebujete externý penetračný test, naplánujeme ho pred spustením.
Dá sa do portálu pridať AI?
Tam, kde pomôže. Rozumný začiatok sú návrhy odpovedí na časté otázky z vašich dokumentov a údajov klienta. Všetko nezvyčajné pred odoslaním skontroluje váš tím. Sťažnosti, vrátenie peňazí a právne otázky nechávame na ľuďoch.
Viete stavať na našom existujúcom portáli alebo klientskej zóne?
Áno. Môžeme ho rozšíriť alebo ho postupne prestavať, kým starý ďalej beží. Najprv sa pozrieme na kód a dáta a povieme vám, ktorá možnosť vyjde lacnejšie.
Koľko to stojí a ako dlho to trvá?
Jednoduchý portál pre jeden proces môže začať v rozpätí 5 – 10 tis. €. Väčšina portálov s rolami, dokumentmi a integráciami vyjde na 10 – 30 tis. € a platformy s viacerými aplikáciami na 30 tis. € a viac. Prvé verzie trvajú 6 týždňov až 3 mesiace za fixnú cenu dohodnutú po úvodnom workshope.
Komu portál patrí?
Vám. Kód, repozitáre aj účty sú od spustenia vaše. Chyby 3 mesiace opravujeme zadarmo, potom ponúkame mesačnú podporu, ak o ňu stojíte.
Čo má obsahovať prvá verzia portálu?
Jednu celú cestu klienta, napríklad zobrazenie stavu a doplnenie dokumentov. Dohodneme pozvanie používateľa, jeho oprávnenia, zdroj stavu a nadväzujúcu úlohu vášho tímu. Platby, chat a mobilnú aplikáciu pridáme, ak ich táto cesta potrebuje.
Čo sa stane, keď prepojený systém neodpovedá?
Pri návrhu určíme, ktoré údaje možno zobraziť s časom poslednej aktualizácie a ktoré operácie musia počkať. Zlyhaný prenos má viditeľný stav a zodpovedného človeka. Opakovanie operácie otestujeme, aby nevytváralo nechcené duplicity.
Na čo sa vás klienti stále pýtajú e-mailom?
Pošlite nám päť otázok, ktoré klienti kladú najčastejšie, a napíšte, v ktorých systémoch sú odpovede. Povieme vám, čo má pokryť prvý portál a koľko by stál.
JurajCEO, QikBuild
Z hovoru si odnesiete
- Návrh, čo by sme postavili ako prvé
- Orientačnú cenu
- Odpoveď, či sa vám oplatí softvér na mieru
Alebo napíšte na hello@qikbuild.com